Những việc gia đình cần chuẩn bị trong giờ đầu khi có hữu sự tại Hạ Long
Trong giờ phút đầu tiên khi người thân qua đời, sự bối rối là điều khó tránh khỏi. Việc cử một người bình tĩnh làm đầu mối và nắm rõ thứ tự các việc cần làm ngay sẽ giúp gia quyến tránh được những quyết định vội vàng, giữ được sự trang nghiêm cho buổi lễ.
1. Cử một người đại diện làm đầu mối điều phối
Gia đình nên thống nhất ngay một người có sức khỏe, bình tĩnh (thường là con trưởng, người thân ruột thịt hoặc trưởng họ) làm người quyết định và trao đổi chính với bên dịch vụ tang lễ, khu phố và nhà chùa hoặc giáo xứ.
- Ghi lại giờ mất chính xác và thông tin cá nhân của người đã khuất để phục vụ lập cáo phó, thủ tục hành chính.
- Phân công một người chuyên trông coi không gian trong nhà và một người tiếp nhận điện thoại chia buồn.
- Thống nhất sơ bộ tín ngưỡng của gia đình (Phật giáo, Công giáo hay lễ truyền thống) trước khi gọi đơn vị phục vụ.
2. Liên hệ đơn vị tang lễ tại địa phương để được hướng dẫn tại chỗ
Tại Hạ Long (khu vực Hòn Gai, Hà Lầm, Bãi Cháy và các phường lân cận), gia đình có thể liên hệ trực tiếp qua điện thoại 24/7 để người phụ trách đến tận nơi khảo sát không gian, hướng dẫn cách vệ sinh, thay trang phục và chuẩn bị màn trướng, bàn Phật hoặc bàn Chúa.
- Cung cấp địa chỉ cụ thể, đặc điểm ngõ hoặc đường vào để bố trí phương tiện và rạp che phù hợp.
- Trao đổi rõ những vật phẩm gia đình đã chuẩn bị và những hạng mục cần đơn vị mang tới ngay.
- Yêu cầu bảng liệt kê rõ từng hạng mục (áo quan, lễ phẩm, nhạc lễ, xe tang) để gia đình duyệt trước khi thực hiện.
3. Chuẩn bị thông tin cáo phó và lịch trình đón khách viếng
Sau khi thống nhất được giờ nhập quan, giờ viếng, lễ truy điệu và nơi an táng hoặc hỏa táng (như Đài hóa thân hoàn vũ An Lạc Viên Cẩm Phả hay nghĩa trang Đèo Sen, Hà Khẩu), gia đình mới tiến hành in cáo phó và thông báo cho họ hàng, cơ quan.
- Kiểm tra kỹ họ tên, năm sinh, hưởng thọ/hưởng dương và danh sách con cháu trên bản nháp cáo phó.
- Bố trí khu vực đón tiếp, bàn ghi sổ tang và người hướng dẫn khách vào dâng hương trật tự.
- Thống nhất với tổ dân phố hoặc ban quản lý chung cư về thời gian, lối đi và việc giữ vệ sinh chung.